Was ein interner Agent tun kann.
Keine festen Module, sondern die Fähigkeiten, die wir beim Audit am häufigsten als sinnvoll identifizieren. Diese Aufgaben kommen fast überall vor.
Wissen finden und zugänglich machen
Fast jedes Unternehmen hat dasselbe Problem: Das Wissen existiert, ist aber schwer zu finden. Es liegt in Verträgen, alten E-Mails, Handbüchern, Notizen und in den Köpfen langjähriger Mitarbeitenden. Wer etwas braucht, sucht — und findet es oft erst spät.
Ein Agent erschließt diese Quellen. Er durchsucht die freigegebenen Dokumente und findet die relevanten Stellen — mit Quellenangabe, ohne zu erfinden.
Frage aus dem Team:
"„Wie gehen wir vor, wenn ein Kunde eine Rechnung reklamiert?""
Agent-Antwort:
- ✓ Reklamationen werden im Rechnungswesen erfasst (Quelle: Prozesshandbuch, S. 12)
- ✓ Bei Differenzen > 500 € Freigabe durch Geschäftsführung erforderlich (Quelle: interne Richtlinie vom 01.03.)
- ✓ Standard-Rückfrage an Kunden: Rechnungsnummer, Bestelldatum, genaue Abweichung
- ✓ Eskalation bei rechtlichen Bedenken an Rechtsabteilung
Wichtig: Der Agent gibt keine Rechtsberatung. Er zeigt, was in Ihren Dokumenten steht — die Bewertung liegt beim Team.
Anfragen sortieren und strukturieren
Jeden Tag kommen Anfragen: per E-Mail, Formular, Telefon. Die meisten landen ungeordnet im Postfach. Jemand muss lesen, entscheiden, was dringend ist, was fehlt, wer zuständig ist — immer wieder von vorn.
Ein Agent übernimmt die Vorarbeit: liest jede Nachricht, kategorisiert, erkennt Dringlichkeit und fehlende Informationen. Bevor ein Mensch sich befasst, liegt schon eine Struktur vor.
Eingehende Nachricht:
"„Hallo, ich habe letzte Woche eine Bestellung aufgegeben, aber noch keine Bestätigung bekommen. Brauche das aber dringend bis Freitag.""
Agent-Analyse:
- ✓ Kategorie: Bestellnachfrage / fehlende Bestätigung
- ✓ Dringlichkeit: hoch — Zeitbezug „Freitag"
- ✓ Fehlende Angaben: Bestellnummer, Kundennummer, Datum der Bestellung
- ✓ Zuständigkeit: Auftragsabwicklung
- ✓ Nächster Schritt: Rückfrage mit Bitte um Bestellnummer, dann Status prüfen
Antworten und Übergaben vorbereiten
Viele Antworten ähneln sich. Wer dieselbe Rückfrage zum zehnten Mal formuliert, verliert Zeit — nicht weil die Antwort schwer ist, sondern weil sie immer wieder neu entsteht.
Ein Agent bereitet Entwürfe auf Basis Ihrer Vorgaben vor. Das Team bekommt keinen fertigen Text, sondern einen Entwurf zum Prüfen, Ändern und Verschicken. Vorarbeit: Agent. Entscheidung: Mensch.
Eingehende Nachricht:
"„Können Sie mir bitte mitteilen, ob meine Anmeldung eingegangen ist?""
Agent-Entwurf:
Sehr geehrte(r) [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre Anmeldung ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet. Sie erhalten in den nächsten [X] Tagen eine schriftliche Bestätigung mit allen weiteren Details. Bei Fragen melden Sie sich gerne jederzeit. Mit freundlichen Grüßen [Team / Name einfügen]
Status: Entwurf — vom Team zu prüfen. Platzhalter [X] und [Name] müssen ausgefüllt werden.
Sensible Themen erkennen und eskalieren
Nicht jede Anfrage ist gleich. Manche brauchen besondere Aufmerksamkeit — rechtliche Themen, Beschwerden, Konflikte, Dringliches. Ein Agent erkennt, markiert und leitet an die richtige Person weiter.
Was er nicht tut: sie beantworten. Bei sensiblen Themen gibt es keine Automatisierung. Der Agent bereitet vor, markiert, leitet weiter — mehr nicht.
Eingehende Nachricht:
"„Ich bin mit der gelieferten Leistung nicht zufrieden und fordere eine Rückerstattung. Wenn ich bis nächste Woche nichts höre, schalte ich meinen Anwalt ein.""
Agent-Erkennung:
- ✓ Kategorie: Beschwerde / Rückerstattungsforderung
- ✓ Dringlichkeit: hoch — Anwaltsdrohung erkannt
- ✓ Risiko: rechtlich sensibel — KEINE automatische Antwort
- ✓ Empfehlung: Sofortige Weiterleitung an Geschäftsführung / Rechtsabteilung
- ✓ Entwurf: neutraler Empfangsentwurf (keine inhaltliche Stellungnahme)
Alles nachvollziehbar dokumentieren
Wenn ein Agent Arbeit übernimmt, muss klar sein, was er getan hat. Geht etwas schief, müssen Sie nachvollziehen können, was passiert ist.
Jeder Schritt wird protokolliert: was gelesen, was erkannt, welcher Entwurf erstellt, an wen weitergeleitet. Das Protokoll ist durchsuchbar und nutzbar für Qualitätssicherung.
Was dokumentiert wird
- Eingehende Nachricht (Original)
- Erkannte Kategorie und Dringlichkeit
- Identifizierte fehlende Informationen
- Erstellte Entwürfe und Vorschläge
- Markierungen (sensibel, eskaliert, freigegeben)
- Weiterleitungen und Zuständigkeiten
- Zeitstempel für jeden Schritt
Welche dieser Aufgaben kommt bei Ihnen täglich vor?
Genau diese Frage klären wir in der kostenlosen KI-Analyse: nicht „was ist möglich", sondern „was hilft Ihnen konkret".